Preguntas más frecuentes

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¿Cuál es la diferencia entre registro presencial y registro electrónico?

Se entiende por registro presencial el conjunto de órganos, servicios o unidades encargados de la recepción y/o remisión, en soporte papel, de solicitudes, escritos, comunicaciones, así como de los documentos que los acompañen, en la oficina de registro general o en las oficinas auxiliares de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación del Decreto 191/2011, del 22 de septiembre, de organización y funcionamiento de los registros de la Administración general y de las entidades públicas instrumentales de la Comunidad Autónoma de Galicia.

Se entiende por registro electrónico el instrumento utilizado para la recepción o remisión, por vía electrónica de solicitudes, escritos, comunicaciones, así como de los documentos que los acompañen, dirigidos a los órganos y entidades incluidas en el ámbito de aplicación del citado decreto.
 

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¿Cuál es el horario de atención de las oficinas de registro?

El Decreto 191/2011 regula el horario de los registros, estableciendo lo siguiente:
El horario de atención al público de las oficinas de registro e información de los edificios administrativos de Santiago de Compostela en San Caetano, A Coruña (Monelos), Ferrol, Lugo, Ourense, Pontevedra y Vigo será de las 9.00 a las 19.00 horas en jornadas de lunes a viernes, y de las 9.00 a las 14.00 horas los sábados y los días 24 y 31 de diciembre cuando sean laborables. Horario de verano: del 16 de junio hasta el 15 de septiembre (ambos inclusive), de 9 a 14 horas, de lunes a sábados (Instrucción 1/2014, de la Vicesecretaría General de la Vicepresidencia e Consellería de Presidencia, Administraciones Públicas y Justicia).
El horario de atención al público de las oficinas de información administrativa y atención a la ciudadanía, así como de las oficinas de registro no previstas en el párrafo anterior será de las 9.00 a las 14.00 horas en jornada de lunes a viernes.
Las oficinas de registro conveniadas con la Administración de la Comunidad Autónoma de Galicia se ajustarán a sus propios horarios.

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¿Cuál es el plazo de envío de documentos dirigidos a otras administraciones públicas?


 Según el artículo 19 del Decreto 191/2011, las solicitudes, escritos y comunicaciones presentadas en la Administración general de la Comunidad Autónoma, en sus entidades públicas instrumentales que vayan dirigidos a órganos de otras administraciones públicas, una vez registrados de entrada, se enviarán a los órganos a los que estén dirigidos dentro del plazo de dos días hábiles después de ser asentados también de salida.

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¿Cuáles son los lugares de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones?

Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros de cualquiera Administración pública.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
 

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¿Cuáles son los modelos de documentos más frecuentes?

Para facilitar la elaboración de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos asociados a ellos que se deseen presentar en el Sistema Único de Registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, el órgano competente en materia de información administrativa y atención al ciudadano de la Xunta de Galicia pondrá a la disposición de la ciudadanía un manual normalizado de formularios.

El manual normalizado de formularios estará a la disposición de los/de las interesados/as en la web de la Xunta de Galicia y en las oficinas del registro general o auxiliares de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades e instituciones incluidas en el ámbito de aplicación del Decreto 191/2011, sin perjuicio de la utilización de otros mecanismos de comunicación dirigidos a garantizar su conocimiento.

En todo caso, el manual normalizado de formularios recogerá, entre otros, los siguientes modelos:
a) Para la presentación simultánea de un número superior a 10 solicitudes, escritos o comunicaciones.
b) Para la presentación de las declaraciones responsables y comunicaciones previas a las que se refiere el artículo 68 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas.
c) Para relacionar los documentos que se deseen presentar asociados a las solicitudes, escritos o comunicaciones.

Estos y otros formularios usuales pueden encontrarse en el apartado Modelos de documentos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas, los/las ciudadanos/as, en sus relaciones con la Administración general de la Comunidad Autónoma y con sus entidades públicas instrumentales, tendrán derecho a no presentar documentos que ya estén en su poder.

Para hacer efectivo este derecho, deberán especificar la fecha en la que se presentaron los documentos y el órgano a lo que los dirigieron, siempre que no transcurrieran más de cinco años desde la finalización del procedimiento, servicio o actuación administrativo en el que se aportaron.

Cuando en la instrucción de los procedimientos o servicios deban ser aportados documentos o certificaciones que deban ser emitidos por otras entidades públicas distintas de la Administración pública de la Comunidad Autónoma de Galicia, los/las interesados/as deberán otorgar su autorización expresa se desean que los datos objeto de aportación puedan ser directamente solicitados en su nombre por el órgano tramitador.

Las comunicaciones se realizarán preferentemente por medios electrónicos, en las condiciones y con las garantías establecidas en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes.

De no prestarse el consentimiento referido anteriormente, estos documentos o certificaciones deberán ser presentados por los/las interesados/as.

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¿Cómo actuar cuando el procedimiento exija aportar copias compulsadas?

Cuando las normas reguladoras de un procedimiento, servicio o actuación administrativa requieran la aportación de copias compulsadas de documentos originales, las personas interesadas tienen derecho a que en las oficinas de registro les expidan una copia compulsada así como a la inmediata devolución de los correspondientes originales.
Para tener derecho a la expedición de una copia compulsada de un documento original, el ciudadano debe aportar junto con el documento original una copia de él: la oficina de registro no está obligada a realizar la copia con sus propios medios. La oficina de registro realizará el cotejo del documento original y la copia, comprobando la identidad de sus contenidos, devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia a la solicitud, escrito o comunicación para su remisión al destinatario, una vez diligenciada mediante la estampación en esta de un sello en el que consten, además de que la copia es una reproducción fiel y exacta de su original, los siguientes datos:
a) Fecha en que se efectúa la compulsa.
b) Identificación de la oficina de registro.
c) Identificación de la persona que expide la copia compulsada.
Las oficinas de registro no están obligadas a compulsar copias de documentos originales cuando dichas copias no acompañen escritos, solicitudes o comunicaciones presentadas por los ciudadanos para su registro.

En las oficinas de registro se intentará sustituir la documentación que deba compulsarse en papel por la compulsa electrónica. Esta opción procederá en aquellos procedimientos y servicios en que así se autorice reglamentariamente por la consejería competente en materia de administraciones públicas.

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¿Cómo actuar cuando el procedimiento exija acercar documentos originales?

Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento, servicio o actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales, los/las ciudadanos/a las tendrán derecho a que el registro les expida en el momento de la presentación una copia sellada del documento original. Esta copia deberá ser aportada por la persona interesada.

El registro cotejará la copia y el documento original, comprobando la identidad de sus contenidos, unirá el documento original a la solicitud, escrito o comunicación al que se acompañe para su remisión al órgano destinatario y le entregará la copia a la persona interesada con un sello en el que consten los siguientes datos:
a) Fecha de entrega del documento original y lugar de presentación.
b) Órgano destinatario del documento original.
c) Extracto del objeto del procedimiento, servicio o actuación para cuya tramitación se aporta.

La copia sellada acreditará que el documento original se encuentra en poder de la Administración, y será válida a efectos del ejercicio por la ciudadanía del derecho reconocido en el artículo 35 f) de la Ley 30/1992, del 26 de noviembre, así como para solicitar, si es el caso, la devolución del documento original una vez finalizado el procedimiento, servicio o actuación administrativa, o de acuerdo con el cual disponga la normativa de aplicación.

La oficina de registro llevará un registro expreso de las copias selladas que expida, en lo cual anotará los datos señalados en el párrafo segundo.

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¿Cómo se pueden obtener copias auténticas de documentos públicos administrativos?

Los/as ciudadanos/as podrán, en cualquier momento, solicitar la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por los órganos de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y las entidades del sector público incluidas en el ámbito de aplicación del Decreto 191/2011.

Las copias auténticas de los documentos públicos administrativos tienen la misma validez y eficacia que estos, produciendo idénticos efectos frente a las administraciones públicas y a los/as interesados/as.
La expedición se le solicitará al órgano que emitió el documento original. Para estos efectos, se debe formular una petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular una solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. Dicho órgano expedirá copia, previa comprobación en sus archivos de la existencia del original y de los datos en él contenidos.

Las características de la copia auténtica, la tipología de los documentos objeto de dicha copia, la denegación de realizarla, su plazo de expedición y otros extremos están recogidos en el artículo 25 del Decreto 191/2011.

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¿Cómo se realiza la presentación simultánea de solicitudes, escritos y comunicaciones?

En las oficinas de registro propias de la Administración general de la Comunidad Autónoma, de sus entidades públicas instrumentales y de aquellas entidades vinculadas con ella mediante convenio, se pondrá a disposición de aquellas personas que pretendan la presentación simultánea de un número superior a 10 solicitudes, escritos y comunicaciones, un impreso para que se relacionen aquellas, numerándolas y especificando la identidad de los interesados, los órganos destinatarios así como un extracto de sus contenidos. Este impreso será el único documento objeto de registro.
 

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¿Es necesario sellar los documentos?

Según el artículo 18 del Decreto 191/2011, la convalidación mecánica o sellado de entrada inicial o salida se hará constar en la primera página de la solicitud, escrito o comunicación, de acuerdo con las normas en materia de identidad corporativa. En ella se reflejará como mínimo, el nombre de la oficina de registro de que se trate, la fecha y hora de presentación y el número de entrada o salida que se le asigne al documento.